Come lavorare da remoto con vari software

Alcuni clienti mi hanno chiesto come possono fare per poter lavorare con software anche abbastanza complessi da postazioni remote.

Facciamo un esempio abbastanza comune per i professionisti.

Ammettiamo che si voglia continuare un progetto o un qualsiasi altro documento, che abbiamo iniziato in ufficio e volessimo ad un certo punto continuarlo da casa o da un’altra sede lontana dall’ufficio.

Oppure far sì che il progetto venga continuato da me o da un’altra persona da casa propria, oppure che io stesso, voglia lavorare indistintamente da casa o dall’ufficio.

Come si può fare?

Ci sono 4 requisiti che servono per poter risolvere questo problema:

  1. Avere un collegamento ad internet, su tutti i computer
  2. Avere un abbonamento ad un servizio cloud (Dropbox o Google Drive)
  3. Installare gli stessi software su tutti i computer interessati, il computer in ufficio, il computer a casa o il computer in altre sedi ecc. ecc..
  4. Avere tutti i computer con una capacità di hard disk tale da poter contenere i dati dei progetti.

Prima di tutto capiamo il funzionamento del sistema, in modo da avere chiaro tutto il processo, altrimenti rischiamo di fare le cose senza capirne il perché si fanno in questo modo e non in quest’altro.

A scopo puramente didattico, faremo una cosa semplice, facciamo finta di scrivere un preventivo di spesa o un capitolato con Microsoft Word o similare, software che lavorano con un’unico file.

Il sistema funziona in questo modo, il servizio cloud mette a disposizione una tua rete basata sulla dorsale internet sincronizzando costantemente i file che modifichi sui tuoi computer in modo trasparente.

Se devi scegliere un servizio ti consiglio Dropbox o Google Drive.

Quando hai installato Dropbox o Google Drive, troverai una cartella nel tuo computer denominata appunto “Dropbox” oppure “Google Drive”.

Quindi tutto quello che inserirai all’interno di quella cartella, files e cartelle, lo troverai anche su tutti gli altri computer all’interno della medesima cartella “Dropbox” o “Google Drive”.

Naturalmente, i progetti o files sono visibili e modificabili anche da apparati mobili sia iOS Apple che Android Google.

In pratica, se crei o modifichi dei files/cartelle sul computer B anche su A, C, D saranno modificati, questo perché il servizio cloud sincronizza tutto. Nel caso in cui non avessi, in quel momento, la connessione internet, puoi lavorare comunque, appena avrai la connessione il tutto si sincronizzerà automaticamente. Il sistema vale anche per tutti gli altri software che lavorano con un unico file, mentre altri software che lavorano con cartelle di files strutturate, variano di poco.

Vediamo le 3 fasi operative.

Fase 01

Installiamo il software Microsoft Word o similare, su tutti i computer che vogliamo usare sia in ufficio che in remoto, per remoto intendiamo dire tutti i computer fuori dell’ufficio.

Fase 02

Abboniamoci ad un servizio cloud gratuito o a pagamento, questo lo decidete in base alla quantità di dati che intendete gestire da remoto, per il nostro esempio basta il servizio gratuito. Personalmente uso Dropbox ma nulla vi vieta di usare Google Drive o altri, ho citato questi due principalmente perché sono i più sicuri e che danno maggiori garanzie di sicurezza.

Nel nostro esempio usiamo Dropbox.

Per accedere al servizio di Dropbox andiamo nel sito https://www.dropbox.com/it/ e registrati compilando i campi Nome, Cognome, email e password che puoi inventarti.

Nella schermata successiva scegli il modo di lavorare nel nostro caso “Come utente singolo”, alla schermata successiva rispondi pure di “No” in questo modo usiamo i 2 Gb gratuiti, nella successiva schermata inserisci come risposta “Non è molto importante” pio clicca su “Inizia gratis”. Scarica tramite il pulsante “Download di Dropbox” il software su tutti i computer sia in ufficio che in remoto e installa il software appena scaricato. Per completare la registrazione conferma la tua iscrizione tramite l’email che Dropbox ti ha inviato.

Se hai problemi posso aiutarti, lasciami i tuoi dati in modo che se mi chiami possa riconoscerti.

Fase 03

A questo punto troverai, dopo l’istallazione di Dropbox una cartella chiamata appunto “Dropbox”. All’interno di questa cartella creati le cartelle divise per tema dove andrai a memorizzare i file che vuoi condividere con gli altri tuoi computer.

Crea un file di testo con Microsoft Word o similare, scrivici qualcosa e salvalo. Appena fatto vedrai una piccola icona in basso a destra sull’icona del file che indicherà lo stato della sincronizzazione:

  • se hai un visto bianco su fondo verde, significa che il file è sincronizzato e ha terminato la sincronizzazione delle ultime modifiche. Potrebbe trattarsi di modifiche apportate da te o da qualcuno con cui hai condiviso il file o la cartella.
  • se invece hai un’icona con due frecce circolari bianche su fondo blu, significa che la sincronizzazione è in corso e il file non è ancora disponibile agli altri computer
  • Se hai una x bianca su fondo rosso il file non è sincronizzato e c’è un’errore nella sincronizzazione che non dipende dal servizio cloud di Dropbox, a grandi linee vale anche per Google Drive.
    Nomi di file non validi (un file non può essere sincronizzato se il suo nome contiene determinati caratteri o simboli)
    Errori di autorizzazioni (cioè non hai l’accesso ai contenuti condivisi o non ha un’autorizzazione di sistema del computer)
    I file cambiano molto rapidamente (cioè sono apportate molteplici modifiche in rapida successione)
    il tuo account Dropbox ha esaurito lo spazio di archiviazione (il che significa che non puoi caricare file su di esso)
  • il cerchio grigio con il segno meno potrebbe comparire su un file o una cartella quando stai utilizzando la funzione di sincronizzazione selettiva (ossia hai scelto di non sincronizzare tale file o cartella sul tuo computer), e in generale, i file e le cartelle sincronizzati selettivamente non compaiono nella cartella Dropbox sul tuo computer. Tuttavia, se crei due file o due cartelle con lo stesso nome, comparirà un’icona grigia, a indicare che uno dei file non viene sincronizzato.

Dimmi cosa be pensi, se ti sono state utili e hai voglia fammelo sapere.

In caso di aiuto scrivi e tuoi dati, in modo che, se chiami ti riconosco e rispondo.

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